IT資産を管理する
1️⃣この記事について
この記事ではIT資産管理機能についてご案内します
社内で購入・管理されているPCやスマートフォンなど、ITデバイス類の一覧／登録／更新／削除等の管理を、メンバーと紐付けて行うことが可能となります。また、各IT資産マスタ毎に管理したい項目を自由にカスタマイズすることができます。
2️⃣IT資産マスタの追加
まず、管理したいIT資産の種類を（PCやスマートフォンなど）IT資産マスタに追加します
『左メニュー内「Settings」』→『IT資産マスタ』を選択します
『右上より「＋追加」』を選択します
IT資産マスタに関する情報を入力します
画面項目の説明
IT資産マスタ名 | PC、スマートフォンなどの管理したいIT資産の種類の名称を入力します |
アイコン | 左メニューなどに表示されるIT資産マスタのアイコンを選択します |
担当者 | IT資産の担当者を設定できます |
コード | フィールドを識別するためのコードです。自動で入力されます |
フィールド名 | IT資産マスタで管理するフィールド（列）の名称を入力します |
入力形式 | フィールド（列）の入力形式を選択します
テキスト: 1行テキストで入力する形式
複数行テキスト: 複数行で入力する形式
選択: 選択肢からプルダウンで選択して入力する形式
ステータス: 任意のステータスを設定する形式(色の設定も可能)
日付: 日付を選択して入力する形式
日付(期限): 期限付き日付を入力する形式(期日に応じて警告表示が可能）
日付(+経過年月): 日付を選択して入力する形式(経過年月の表示が可能)
数値: 数値を入力する形式
金額: 金額を入力する形式
メンバー: メンバー情報を入力する形式
IT資産: 他のIT資産を選択して入力する形式
ファイル: ファイルを1つ添付する形式
複数ファイル: ファイルを複数添付する形式 |
選択肢 | 入力形式に『選択』を選んだ場合、選択肢の一覧をカンマ区切りで入力します |
フィールドを追加 | このIT資産マスタで管理するフィールド（列）を追加します |
CSVファイルからフィールドを追加 | 既存のIT資産台帳がある場合、そのCSVをアップロードすることでフィールドを追加することができます |
Tips: 他の画面でのIT資産の表示について
IT資産マスタの一番上に設定したフィールドが、ダッシュボードやタスクなどでその他IT資産を特定するための文言として利用されます。 管理番号情報など、一意に資産が特定できるフィールドを一番上に設定いただくことを推奨します。 尚、IT資産台帳画面上では、マスタで設定した並び順とは異なる並び順が設定できるようになっています。
Tips: 一括更新のための一意な列の設定推奨について
IT資産マスタには「管理番号」などの一意に資産が特定可能となるフィールドを1つご用意いただくことを推奨しております。 ご登録いただいた後にCSVやAPIを利用した一括更新を行う場合、一意のフィールドを特定して更新を行うことが可能となっております。
『保存』を選択すると、IT資産マスタに追加がされます
3️⃣IT資産の追加について
『左メニュー内「Discover」の「IT資産」』にマウスを重ね、表示されたメニューから管理したいIT資産マスタ（例: ノートPC）を選択します
『IT資産を追加』を選択します
項目を入力し『追加』を選択します
IT資産一覧に追加されます
IT資産のCSVインポート
お手持ちのIT資産CSVからインポートすることが可能です
『右上「CSVインポート」』を選択します
画面の指示に従って、CSVをアップロードし、列を選択し、『インポート』を選択します
『列名から推測して列を自動選択』を使うと、推測可能な場合は自動で選択されます
『識別コードに指定』は、主に更新時にそのIT資産を識別するためのコードとして使用されます。ユニークな列（他のIT資産と重複しない識別子）にチェックを付けてください
IT資産一覧に追加されます
4️⃣IT資産一覧画面について
IT資産一覧の項目についてご説明します
画面項目の説明
キーワードを入力して絞り込み | フィールドの内容で一覧を絞り込むことができます |
メンバーのタグで絞り込み | メンバーのタグで絞り込むことができます |
未利用の〈IT資産マスタ名〉数 | 利用者が割り当てられていないIT資産数を表示します（例: 未利用のノートPC数） |
IT資産を追加 | IT資産を手動で追加します |
CSVインポート | IT資産をCSVからインポートして追加します |
一括編集 | 一覧上で複数のIT資産の値をまとめて編集できます（1ページの表示件数が25件より多い場合は使用できません。CSVインポートをご利用ください） |
3点メニュー：CSV出力 | 一覧をCSVで出力します |
テーブル列 | IT資産のフィールド（列）が全て表示されます |
ヘッダーの6点リーダ | ドラックアンドドロップで列の並び替えができます |
「詳細」ボタン | IT資産詳細画面に遷移します |
「利用者を編集」ボタン
（ペンのアイコン） | 現在の利用者を変更または解除できます。 |
「利用予定」ボタン
（カレンダーのアイコン） | 返却予定日と、次の利用者（利用開始日・返却日）を設定できます。
「利用開始日に自動更新」を選択すると、利用開始日に次の利用者へ自動で切り替わります。 |
IT資産の利用者を変更する
IT資産一覧またはIT資産詳細から利用者を変更することができます。各画面のペンのアイコンを選択します
右側の欄で新しい利用者を選択し『変更』をクリックします（右側の欄を空にして『変更』をクリックすると、利用者が解除されます）
未利用数と利用者が更新されます
5️⃣IT資産詳細
IT資産一覧から『詳細』を選択するとIT資産詳細画面に遷移します
画面項目の説明
現在の利用者 | このIT資産が割り当てられているメンバーが表示されます |
ペンのアイコン | 利用者を変更または解除することができます |
利用予定者 | 次にこのIT資産を利用する予定のメンバーが表示されます。ペンのアイコンから次の利用者を設定できます |
〈IT資産マスタ名〉のタグ | IT資産に付けたタグが表示されます（例: ノートPCのタグ） |
詳細 | IT資産の管理項目とその値が表示されます。『編集』から値を変更できます |
棚卸担当者 | IT資産の棚卸担当者を設定できます |
変更履歴 | IT資産の詳細情報・利用者・棚卸担当者の変更履歴です。「変更履歴」「利用者履歴」「棚卸担当者履歴」のタブで切り替えられます |