シャドーITサーベイ機能
1️⃣この記事について
この記事では、シャドーITサーベイ機能及び利用方法についてご案内します。
シャドーITサーベイ機能とは
シャドーITとして検出したSaaSの利用メンバーに対して、対象のSaaSを使っているか否かを確認する簡単な質問を送ることができます。この回答結果により対象のSaaSを契約SaaSとしてデクセコに登録すべきか否かの判断に役立てることができるようになります。
2️⃣シャドーITサーベイを設定・配信する
個々のSaaS毎に配信する
- シャドーIT画面でサーベイの対象となるSaaSの「シャドーITサーベイ」をクリックします
- 「シャドーITサーベイを配信」をクリックします
- シャドーITサーベイを送信するにはシャドーITサーベイの通知設定をする必要があります
- 配信タイトルと期限を入力します
- シャドーITで利用を検出したメンバーすべてを確認対象とする場合は「すべての検出したメンバー」を選択します（※メンバーのメールアドレスに配信されます）
- 特定のメンバーのみ確認対象としたい場合は「検出したメンバーから指定」を選択すると「メンバーを選択してください」が「〇件のメンバー」のリンクに変わるのでそこから詳細な設定を行います
- 「対象メンバーの選択」ダイアログが現れるので確認対象としたいメンバーを選択します
- 詳細な配信対象の設定が完了したら「保存」を押します
- 「サーベイの確認先」でシャドーITサーベイの配信先を設定します
- 「検出したメンバー」の場合、確認対象となったメンバー自身のメールアドレスに配信します
- 「指定のメンバー」ではデクセコに登録されたメンバーを指定してそのメンバーのメールアドレスに配信します
- 「指定のメールアドレス」では任意のメールアドレスを直接指定して配信することも可能です
- 「検出したメンバー毎に指定」を選択し「確認先を指定してください」で開くダイアログで確認対象のメンバー毎に確認先を個別に設定することができます
- 「対象メンバーの確認先の選択」ダイアログが表示されるので、メンバー毎に確認先を設定します
- チェックボックスを選択し下部に現れる「一括確認先変更」ボタンから確認先を一括で変更することが可能です
- 確認先をコピーし他のメンバーにペーストすることが可能です
- 詳細な確認対象の設定が完了したら「保存」を押します
- シャドーITサーベイを完了すると完了メールを通知することができます。完了メールの通知先のデフォルトは「権限」が「管理者」となっているデクセコのメンバー全員です
- 指定のメンバーに完了メールを送信することも可能です
- 設定が完了したら「シャドーITサーベイを配信」をクリックします
- 確認ダイアログで「はい」をクリックするとシャドーITサーベイの配信が実行されます
- 配信されると配信済みのシャドーITサーベイ一覧に追加されます
複数のSaaSに対してまとめて配信する
- シャドーIT画面の右上のメニューから「シャドーITサーベイを配信」をクリック
- 「シャドーITサーベイの配信対象を選択」ダイアログが開くので各SaaSの中から対象としたいSaaSのチェックボックスを選択します
- 「選択した〇件のアカウントサーベイに進む」をクリックします
- その後は同様に配信設定を行い配信を実施します(対象のメンバー、サーベイの確認先はSaaS毎に設定可能です)
シャドーITサーベイの共通・通知設定について
シャドーITサーベイは、配信時のタイトルや配信先アカウントの設定の他、通知設定や毎回の配信時の通知メッセージを設定することができます。
この設定は、各シャドーITサーベイの配信設定時の通知設定ボタンかメニューの環境設定>メンバー通知設定>シャドーITサーベイ通知設定タブから行うことができます。
シャドーITサーベイ共通設定は、組織単位の設定になります。設定を行うと、組織内のすべてのシャドーITサーベイに内容が反映されます。
通知方法について
Slackまたはメール | Slack連携したワークスペースにそのアカウントと同じメールアドレスのSlackアカウントが存在する場合、SlackでシャドーITサーベイが配信されます。存在しない場合はメールが送られます。Slack連携がされていない場合メールが送られます |
Slackのみ | Slack連携したワークスペースにそのアカウントと同じメールアドレスのSlackアカウントが存在する場合、SlackでシャドーITサーベイが配信されます。存在しない場合は配信されません。Slack連携がされていない場合も配信されません |
メールのみ | メールでシャドーITサーベイが配信されます |
Slack連携について
通知方法で、Slackまたはメール もしくはSlackのみ を選択した場合に、こちらの項目から通知を送るSlackワークスペースと連携をしてください。
Slack連携が設定されていない場合、Slackに通知は送られません
カスタム設定について
シャドーITサーベイを送るときのタイトル・メッセージ・フッターメッセージを設定することができます。
3️⃣シャドーITサーベイに回答する
- シャドーITサーベイの配信対象のメンバーには以下のような通知が届きます
- Slackの場合
- メールの場合
- 各通知の「回答する」ボタンを押すと以下のような回答画面が開きます
- 対象のSaaSを対象メンバーが使用しているか否かかを回答列で選択して回答します。利用目的や補足を「利用目的・回答メモ」に記載するとサーベイの送信者はその内容を閲覧できます
- 回答列を「未回答」「利用している」「利用していない」の中から選択します
- 「回答」ヘッダの右にある３点メニューから、すべての回答を一括更新可能です
- 対象のSaaSの契約担当と思われるメンバーの「契約担当」欄にチェックをつけることでそのメンバーが対象SaaSの契約担当候補であることを送信者に知らせることができます
- 全ての回答が完了すると緑のフッターが表示されます
- 多数の回答が多岐にわたる場合CSVを利用した一括回答が可能です
- 「CSV出力」ボタンをクリックして回答をCSVに出力します
- 出力したCSVで「回答」「利用目的・回答メモ」「契約担当」欄を編集します
- 「CSVインポート」をクリックします
- ダイアログ画面の流れに従って先ほど編集したCSVをインポートします
- 「列名から推測して列を自動選択」をクリックします
- 「インポート内容をプレビュー」をクリックし編集した内容が反映されていることを確認します
- 確認して問題なければ「インポート」をクリックします
- 回答画面の「回答」「利用目的・回答メモ」「契約担当」が更新されます
4️⃣サーベイ結果の確認と契約SaaSへの登録
- シャドーITサーベイに対して回答されると、シャドーITサーベイ一覧での回答数が更新されます
- 回答状況の詳細は「詳細」ボタンから確認できます
- シャドーITサーベイ詳細画面の「メンバー別」タブでメンバー毎の回答内容が確認できます
- シャドーITサーベイ詳細画面の右上メニューの「CSV出力」から回答一覧のCSVを出力可能です
- 「未回答者に再送」をクリックすることで未回答の確認対象に同じ内容のシャドーITサーベイを再配信し回答を促すことが可能です
- 回答が集まりサーベイが完了したところで「完了する」を実施しシャドーITサーベイのステータスを「完了」に更新します
- 「完了する」をクリックすると表示される確認ダイアログで「はい」をクリックします
- シャドーITサーベイの「ステータス」が「完了」になります
- 「ステータス」が「完了」のシャドーITサーベイはその回答内容を参考にしながら契約SaaSを登録することが可能です。「契約SaaSに追加」からの登録処理が可能になります
- 「シャドーITサーベイから契約SaaSを登録」ダイアログが開きます。この画面で各SaaS毎の回答数・利用数等をみながら、どのSaaSを契約SaaSとして登録するかを判断します
- 契約SaaSとして登録するSaaSをチェックボックスで選択し、「選択した〇件を契約SaaSに追加する」をクリックします
- 契約SaaSが登録されその詳細画面に遷移します。引き続き契約SaaSの詳細画面から契約情報の更新・アカウント台帳の更新等を行ってください
- 「シャドーITサーベイから契約SaaSを登録」ダイアログで契約SaaSを追加するときに「追加後に契約情報更新タスクを作成する」にチェックを入れることで契約SaaSの登録に引き続き契約情報更新を依頼するタスクを作成することができます
- 「追加後に契約情報更新タスクを作成する」にチェックを入れた場合、各SaaSに対する「契約情報更新」タスクアクションを含むタスクの作成ダイアログが表示されます。タスクアクションの担当者の初期値はシャドーITサーベイの回答で「契約担当者」にチェックがついているメンバーになります
- タスク名やタスク期限等の情報を編集し「タスク作成」をクリックしてタスクを作成します
- タスクアクションの担当者に指定された担当者はタスクを開き「タスク内容」欄のリンクから対象の契約SaaS詳細を開きます
- 対象の契約SaaSの「契約」タブに移動するので、契約情報の更新やアカウント台帳の更新を行います
- また契約SaaSの「シャドーITサーベイ」タブに過去に行ったシャドーITサーベイの情報が表示されるのでその内容も参考に契約情報を更新します
解決しましたか?
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