カスタムフォームについて
1️⃣この記事について
この記事では、カスタムフォーム機能及び利用方法についてご案内します。
カスタムフォーム機能とは
カスタムフォームは、SaaS申請・IT資産依頼・社内手続きなど、組織固有の申請・依頼フローを作成・管理できる機能です。フォームへの投稿に応じて担当者へのタスク(アカウント作成や資産割当など)を自動生成することもできます。
2️⃣管理者向け操作
現在は、権限が「管理者」または「管理者(閲覧のみ)」のメンバーのみアクセス可能です。 今後、カスタム権限設定により、管理者以外のメンバーもアクセスできるようになる予定です。
カスタムフォームの作成
- 「フォームを新規作成」をクリックします
- フォームの基本情報を入力します
- フォーム項目の設定をします
- フォーム項目を追加をクリック
- 編集アイコンをクリック
- フォーム項目を設定
- テキスト
- 契約済みSaaS選択
- SaaS / サービス選択
- 日付
- メンバー選択
- IT資産マスタ選択
- IT資産選択
フォーム項目タイプ
- フォーム対応タスクの設定をします
- 既定のタスクアクションを追加
- 編集アイコンをクリック
- タスクアクションを設定
- タスクアクション名
- タスクアクション内容
- 契約SaaS・契約
- フォーム項目タイプが「契約済みSaaS選択」の値を参照するか、直接指定する
- アカウント作成対象のメンバー
- フォーム項目タイプが「メンバー選択」の値を参照するか、直接指定する
- IT資産マスタ
- フォーム項目タイプが「IT資産マスタ選択」の値を参照するか、直接指定する
- IT資産
- フォーム項目タイプが「IT資産選択」の値を参照するか、直接指定する(指定しないも可)
- 対象メンバー
- フォーム項目タイプが「メンバー選択」の値を参照するか、直接指定する
- 期限
- フォーム項目タイプが「日付」の値を参照するか、設定しない
タスクアクション種別の設定項目
タスクアクション種別を選択すると、種別ごとの設定項目が表示されます。
フォームの公開・停止
フォーム定義は以下のステータスを持ちます。
ステータス | 説明 |
下書き | 作成途中。投稿者には見えない |
公開中 | 投稿者が投稿できる状態 |
公開停止 | 新規投稿を受け付けない。既存の投稿は引き続き管理可能 |
フォームの公開・停止はフォーム定義の詳細画面から変更できます。
進行ステータス
各投稿の 進行ステータス を更新して対応状況を管理します。
進行ステータス | 説明 |
対応待ち・未着手 | 投稿済みだが対応が始まっていない |
対応中 | 担当者が対応中 |
完了 | 対応が完了した |
投稿一覧はフォーム定義の詳細画面から確認できます。
進行ステータスの変更は投稿一覧の「詳細」をクリックして投稿詳細ダイアログから変更することができます。
進行ステータスの完了に関しては手動で変更するか、 カスタムフォームに紐づくタスクアクションがすべて完了した場合、自動で完了に変更されます。
承認ステータス
フォームタイプが申請の投稿には、承認ステータスがあります。
承認ステータス | 説明 |
確認待ち | 承認者による判断待ち |
承認 | 承認され処理を進められる |
非承認 | 承認されなかった |
承認ステータスの変更は投稿一覧の「詳細」をクリックして投稿詳細ダイアログから変更することができます。
タスクの生成
フォームへの投稿があった場合、投稿詳細ダイアログからタスクを生成できます。 フォーム定義のフォーム対応タスクで設定したタスクアクションは既定のタスクアクションとして自動生成されます。
タスクに関してはこちらを参照してください。
タスクを管理する – Dxeco | Help Center
投稿者用リンクの取得
カスタムフォームの投稿者用リンク取得方法は2つあります。
- カスタムフォーム一覧画面から取得
- 各カスタムフォーム詳細画面から取得
- カスタムフォーム一覧画面から任意のカスタムフォームを選択
- 三点リーダーから取得
カスタムフォームの通知設定
通知設定(メール / Slack)は組織の通知設定に従います。
カスタムフォームの通知設定はカスタムフォーム一覧画面か環境設定画面のメンバー通知設定から設定ができます。
カスタムフォームの通知タイミングと対象者について
カスタムフォームでは以下のタイミングで通知を行います。
- フォーム投稿時
- 承認・非承認選択時(フォームタイプが申請の場合)
- フォームの進行ステータスが完了になった時
- 手動で完了にする
- カスタムフォームに紐づくタスクアクションがすべて完了になる
✅の人に通知が送信されます。
対象者 \ タイミング | フォーム投稿時 | 承認・非承認選択時 | 進行ステータス完了時 |
フォーム投稿者 | ✅ | ✅ | |
フォーム担当者 | ✅ | ✅ | ✅ |
フォーム承認者 | ✅ |
フォーム担当者、承認者が未選択の場合は送信されません。
3️⃣投稿者向け操作
権限が「管理者」または「フォーム投稿可能」が有効のメンバーのみ投稿することがです。
フォーム投稿可能を有効にする方法
- メンバーマスタ管理画面で投稿可能にしたいメンバーの「詳細」をクリック
- 「フォーム投稿可能」をチェックONにして「更新」をクリック
カスタムフォームへの投稿
- 投稿者用カスタムフォーム一覧から投稿したいフォームを選択します
- 各フォーム項目を入力し、投稿をクリックします
- 投稿後は、投稿済み一覧から状況を確認することができます
投稿の取り下げ
投稿済みで進行ステータスが対応待ちの状態であれば、投稿を取り下げることができます。 フォームタイプが申請の場合は承認ステータスが承認待ちの状態であれば、投稿を取り下げることができます。
取り下げしたい場合は、投稿済み一覧から取り下げすることができます。
投稿ステータス
投稿ステータス | 説明 |
下書き | 保存済みだが未投稿の状態 |
投稿済み | 投稿された状態 |
取り下げ | 投稿者が取り下げた状態 |