契約SaaS と契約を登録する
1️⃣この記事について
この記事では、applogにおける「契約SaaS」と「契約」の管理について
契約SaaSとは
applogにて管理を行うSaaS（やその他サービス）は「契約SaaS」として登録を行います。
「契約SaaS」としてご登録いただくことで、現状ご利用のSaaSやサービスを一覧化することができます。
契約とは
契約SaaSの契約情報の登録を行うことができます。
アカウント管理を行う単位となるため、アカウント管理を行う場合は作成が必須となりますが、
管理のレベルに合わせ、以下のように柔軟にご登録いただけます。
- 契約名と契約担当者のみ入力し、シンプルに管理
- 契約期間の管理や契約形態の詳細な管理まで細かく管理
更新月や契約形態を細かく管理するとapplogの契約更新インサイトを利用した更新の管理や、月額・年額のより正確な把握が可能となります。
2️⃣契約SaaSと契約の登録方法について
契約SaaSの登録方法
登録方法は2つございます。
- applogのSaaSカタログから登録する方法
実装済みのものについてはapplog標準の連携機能をご利用できます。
基本的にはこちらで登録していただくことをお勧めしております。
カタログに存在しない場合、是非リクエストいただけますと幸いです。
- 任意のSaaS/サービスとして登録する方法
独自システムなどについては、任意のSaaS/サービスとしてご登録いただくことも可能です。
1. SaaSカタログから登録する
手順1. 左メニューの ①「契約SaaS」を開き、②「SaaSを追加する」をクリックして、表示されたメニューから ③「SaaSを追加する」を選びます。
手順2. ①キーワードを入力するとSaaSカタログからSaaSを検索できます。②候補から登録するSaaSを選びます。
手順3. ①「追加」をクリックすると、契約SaaSに追加されます。候補に出てこない場合は、②「契約しているSaaSが候補にでてこない」からSaaSカタログへの登録をリクエストできます。
2. 任意のSaaS／サービスとして登録する
手順1. 契約SaaSの画面で ①「SaaSを追加する」をクリックし、②「任意のSaaS／サービスを追加する」を選びます。
手順2. ①SaaS／サービスの名前を入力し、カテゴリがある場合はカテゴリも選びます。②「保存」をクリックすると、契約SaaSに追加されます。
契約の登録方法
契約は契約SaaSの登録時にデフォルトで1つ作成されます。 シンプルな管理をされる場合、契約の追加・更新は不要です。
追加で登録・更新をしたい場合は各契約SaaSの詳細画面からご登録いただけます。
手順1. 契約SaaSの一覧で、契約を登録したいSaaSの ①「詳細」をクリックします。
手順2. 詳細画面の ①「契約を追加」をクリックします。
手順3. ①契約の情報を入力し、②「追加」をクリックすると契約が作成されます。詳しい管理をしない場合は、契約名と契約担当者だけを入力すれば問題ありません。組織で複数の契約を結んでいるなど、契約情報を分けたい場合は、同じ手順で契約をさらに追加できます。
契約情報として下記のような項目が登録できます
契約名 必須 | 契約名を登録します |
契約担当者 | そのSaaS／サービスの契約担当をしているメンバーを登録します |
契約ステータス | 契約中 or 解約を選択します |
契約期間 | 月契約、年契約など、契約期間を選択します |
更新月 | 年契約の場合には、契約更新月を設定します。 |
更新月の警告 | 更新月の何か月前から警告を表示するか選択します |
契約形態 | ライセンス数課金、アカウント数課金など、課金形態を選択します |
期間 | 年契約、月契約など、契約期間を選択します。月額・年額のコストの計算に利用されます |
金額 | 契約金額を登録します。年間契約の場合は年額費用を入力してください |
ライセンス数 | ライセンス数課金の場合、契約しているライセンス数を入力してください |
メモ | 任意の情報を登録するメモ欄としてご利用ください |
契約アンケートについて
把握できていないSaaSの登録は、applogの管理画面を閲覧・編集可能な管理者だけでなく「契約アンケート」を用いて実際にSaaSの契約を行っている方に登録をしていただくことも可能です。
詳細は 契約情報を集めるアンケートを送る をご覧ください。
契約SaaSアーカイブ・アーカイブ復元について
利用を終了したツールなどは、契約SaaS一覧画面の右側三点からアーカイブすることができます。
アーカイブからもとに戻したい場合は、[キーワードを入力]右側のフィルタマークから[アーカイブも表示]をクリックすると、アーカイブ済のSaaSが一覧上に追加されます。
表示させた契約SaaSの右端三点から、[アーカイブから戻す]とすると、アーカイブから戻すことができます。
